很多上班族因平時用不上檔案，對檔案的重要性也沒引起重視，疏于檔案管理，使檔案更新不及時，更有些人檔案在自己手上。檔案無小事，建議每一個在工作單位發(fā)生變動時，一定要關(guān)注自己的人事檔案轉(zhuǎn)遞情況。
在職稱申報、養(yǎng)老保險辦理、工齡認(rèn)定、入黨參軍政審、國家公務(wù)人員考試審核、親屬關(guān)系證明等多方面都需要用到檔案。對于個人來說，不管在何種體制單位，人事檔案都具有一定的作用。例如：后取的學(xué)籍檔案、勞動關(guān)系發(fā)生變動后的相關(guān)材料歸檔；姓名的用字有誤，曾用名變更等都需要記入檔案；工齡計算需要核實人事檔案中參加工作時間、勞動關(guān)系變動情況記載，以及養(yǎng)老保險實際繳納情況記載；還包括個人辦理退休手續(xù)等一系列事務(wù)，人事檔案中的記載都將作為重要依據(jù)。
不少人認(rèn)為人事檔案存放到人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)后就不用管了。正常情況下，如果發(fā)生工作調(diào)動，需要將檔案從原單位轉(zhuǎn)移到新單位。但是一些職場人士頻繁跳槽，工作時間較短，又不重視自己的檔案，在這個過程中就容易造成檔案更新不及時，檔案顯示的工作經(jīng)歷不完整，影響職稱申報。還有的人認(rèn)為把檔案交給公司保管就可以了，等換工作的時候拿著檔案再交給新東家，這也是錯誤的。因為非公有制企業(yè)沒有人事檔案保管權(quán)限，也就是說私企不能存檔。
人事檔案不是私人財產(chǎn)，按規(guī)定檔案是不能經(jīng)個人手的，更不用說自己保管。但現(xiàn)實生活中，很多人違反規(guī)定自己拿著檔案，沒有及時存放到人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)，甚至有人好奇檔案里的內(nèi)容，將檔案封條私自打開，這些都是違規(guī)行為。人事檔案一旦丟失，就需要進(jìn)行重新建檔，但由于時間關(guān)系，很多原始材料不容易找到，重建手續(xù)也非常復(fù)雜。建議用人單位及個人，一定要避免人事檔案丟失問題的出現(xiàn)。
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